BUENAS PRACTICAS DE DOCUMENTACION

Documento: Es el medio por el cual se acreditan datos e información significativa, pueden estar en soporte impreso o electrónico.

Un documento debe ser tan frío que refleje la realidad sin matices y tan cálido que promueva su cumplimiento y optimización.

Las buenas prácticas de documentación son parte esencial del sistema de aseguramiento de calidad del proceso productivo.

OBJETIVOS

Los objetivos del desarrollo de un sistema de Buenas Prácticas de Documentación son:

• Definir las especificaciones y los procedimientos para todos las materiales y los métodos de fabricación y control.
• Asegurar que todo el personal involucrado en la fabricación sepa que hacer, cuando y como.
• Asegurar que las personas autorizadas cuenten con la información necesaria para la liberación de lote para la venta. 
• Garantizar evidencias,  trazabilidad, registros e informes de auditorías.

UN SISTEMA DE BUENAS PRACTICAS DE DOCUMENTACION

Garantiza la disponibilidad de la información necesaria para la validación, revisión y análisis estadístico.

Categorías de documentos

Guías: Proveen ideas y opciones de cómo podrían ser realizadas las acciones, son recomendaciones. 

Políticas: Establecen objetivos, “que” debe ser hecho. Son normas.

Procedimientos Operativos Normalizados: Proporcionan instrucciones de “cómo” ejecutar un proceso o realizar una acción especifica. Son normas detalladas.

Registros: Dan cuenta de los resultados alcanzados o de las actividades realizadas.  

Formularios:  Son documentos estructurados con espacios para completar con la información requerida. 

Manuales: Proveen información relativa al funcionamiento de un sistema o equipo.

DOCUMENTOS REQUERIDOS (OMS ORGANIZACION MUNDIAL DE LA SALUD)

ROTULOS: 

Envases, materias primas, equipos, instalaciones (Estos deben revelar la Identidad y condición de estado; a saber: cuarentena; aprobado, rechazado)

Producto Terminado: Deben indicar; nombre, principios activos y cantidades, contenido neto, lote y Vto., condiciones especiales, indicaciones de uso y datos fabricante o distribuidor

Estándares y materiales de referencia: Deben indicar; Potencia, fechas (elab. , vto. y apertura), condición almacenamiento y Nº control.

ESPECIFICACIONES Y PROCEDIMIENTOS: 

Estos documentos deben estar disponibles en forma previa a la elaboración del producto.

Procedimientos analíticos, en caso de no estar codificados en farmacopeas (validados en el entorno)

Especificaciones de materias primas y material de acondicionamiento.

Especificaciones para el producto semielaborado, terminado y a granel.

Especificaciones para el agua, los solventes y los reactivos (ajuste pH) usados en la producción.

ESPECIFICACIONES DE MATERIAS PRIMAS:

Cada materia prima utilizada en el establecimiento debe contar con 

• Nombre - DCI, código interno.
• Referencias a Farmacopeas.
• Ensayos cualitativos y cuantitativos (identidad, pureza y calidad) con límites de aceptación.
• Proveedor y productor original. 
• Directivas de muestreo y análisis.
• Condiciones de almacenamiento.
• Tiempo de Re análisis de acuerdo a estabilidad.

ESPECIFICACIONES DE MATERIALES:

En las especificaciones de materiales deben estar contemplados, además del correspondiente al material en sí mismo (medidas, planos, tipo de boca, etc.) los siguientes ítems:

• Compatibilidad con el producto que contenga.
• Verificación de defectos críticos o mayores
• Marcas de identificación correctas.

ESPECIFICACIONES MATERIAL IMPRESO 

En las especificaciones de material impreso deben estar contemplados, además del correspondiente al material en sí mismo (medidas, planos, tipo de letra, adhesivo; etc.) los siguientes ítems:

• Muestra del material.
• Condición de seguridad en almacenamiento.

ESPECIFICACIONES PRODUCTO TERMNADO 

• Nombre, Nº código, principio activo – DCI.
• Formula, forma farmacéutica.
• Detalles de acondicionamiento.
• Directivas de muestreo y análisis.
• Requerimientos cualitativos y cuantitativos, límites.
• Condiciones de almacenamiento.
• Periodo de Vida útil.

FORMULA MAESTRA - APROBACION LEGAL (Para cada producto y tamaño de lote)

• Nombre y  Nº código (relativo a especificaciones) 
• Formula completa con DCI y Nº Código.
• Forma farmacéutica, potencia y lote St.
• Sector de proceso y principales equipos.
• Procedimientos Equipamiento crítico.
• Instrucciones - controles de proceso. Limites 
• Rendimiento final e intermedio - Limites 
• Precauciones especiales – almacenamiento

INSTRUCCIONES DE ACONDICIONAMIENTO - APROBACION LEGAL

• Material de acondicionamiento.
• Tamaño y tipo de envase
• Nombre del producto.
• Presentación, potencia y método de aplicación.
• Tamaño del envase expresado en número, peso o volumen del producto en el envase final.
• Lista completa de materiales de acondicionamiento de lote estándar. (Cantidad, tamaño, tipo y código). 
• Cumplimiento especificaciones
• Ubicación de lote y Vto. en muestras impresas.
• Actividades pre operacionales (área y equipos).
• Instrucciones operativas – (principal y auxiliar). 
• Controles de proceso. Muestreo y Limites
• Registros de procesamiento de lote.

REGISTROS DE PROCESAMIENTO

Estos documentos deben gestarse en ocasión de la  elaboración del producto.

LOTE ELABORADO:

Actividades pre operacionales. 

• Limpieza de equipos y estación operativa
• Ausencia de documentos o elementos ajenos al lote en curso

Actividades operacionales: Registros en forma simultánea con su ocurrencia, deben guardarse para cada lote elaborado y se deben basar en la Formula maestra e instrucciones de elaboración, envasado y acondicionamiento aprobadas.

REGISTROS DE ELABORACION

• Nombre del producto y número de lote.
• Fechas y horas de comienzo, de etapas intermedias y de finalización.
• Persona responsable de cada operación unitaria.
• Iniciales de quienes ejecutaron y controlaron cada operación (Ej. Pesada)
• Número de control y cantidad de cada materia prima pesada.
• Operaciones de proceso, eventos y equipos usados
• Resultados de controles de proceso. Responsables
• Rendimiento obtenido en  cada etapa de elaboración
• Eventos especiales con autorización ante desvíos.

REGISTROS DE ACONDICIONAMIENTO

• Nombre del producto y número de lote.
• Rendimiento y conciliación – Granel Vs. P.T.
• Fechas y horas de operaciones unitarias. 
• Persona responsable de cada operación.
• Iniciales de quienes ejecutaron cada operación unitaria  (Ej. envasado, empaque)
• Verificaciones realizadas sobre identidad  y conformidad con instrucciones, incluyendo resultados de controles en proceso.
• Líneas y equipos usados en cada operación.
• Eventos especiales (devolución de producto sin acondicionar a deposito)
• Muestras de material impreso. (usado y aprobado – copia controlada)
• Verificación de sobreimpresiones (L, Vto, ot.) 
• Identidad, cantidad y código de materiales impresos y granel - emitido, usado, destruido o devuelto a stock. Conciliación.
• Situaciones de desvíos, con autorización

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS GENERALES: Son procedimientos que estructuran, sostienen y garantizan el entorno operativo

• Validación de procesos críticos.
• Calificación de equipamiento, áreas, instalaciones, proveedores, personal.
• Calibración de equipos analíticos.
• Mantenimiento (Programa, armado equipos)
• Limpieza/ sanitización (Plan, método) 
• Monitoreo ambiental (plagas, emisiones)
• Personal (ropa, higiene, capacitación)
• Control de enfermedades.
• Reclamos, Retiros, Devoluciones.

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS NORMALIZADOS Son procedimientos específicos para una tarea relativa a un sector definido de la organización

PON de Recepción de Materias primas - Registros mínimos:

• Nombre del material en nota de entrega y en envases.
• Nombre y Código interno
• Fecha de recepción
• Nombre del proveedor y elaborador
• Número de lote del elaborador
• Cantidad total y Nº de envases recibidos
• Nº de lote interno asignado
• Comentarios, (Ej. Estado de los envases)
• Condición de estado (cuarentena)  

PON de Muestreo - Registros mínimos:

• Personas autorizadas

• Método y plan de muestreo.

• Equipos necesarios.

• Cantidad/es de muestra/s

• Instrucciones de división muestra

• Tipo de envase a utilizar.

• Precauciones calidad (estéril)

• Precaución personal (tóxico)

PON de Asignación de lote - Registros mínimos:

• Objetivo: (Trazabilidad y Garantía de no duplicidad)

Registros (debe realizarse inmediatamente)

• Fecha de asignación.
• Identidad del producto
• Tamaño de lote

PONes analíticos 

• de material primas y materiales
• de productos en diferentes estadíos (envasado, acondicionado, terminado)

Deben contener los métodos de ensayo y la descripción del equipamiento analítico utilizado

Registros 

• Fecha/s  y número de análisis
• Nombre del material o producto.
• Número de lote y presentación.
• Fabricante y Proveedor
• Referencias a especificaciones y PON´es
• Resultados de ensayos, incluyendo observaciones, cálculos y límites.
• Iniciales de ejecutores analíticos.
• Verificación de análisis y cálculos (fechas e iniciales verificadores)
• Liberación o Rechazo (fecha y firma del responsable)

PON de Liberación y Rechazo-producto y materiales

Debe definir las Personas autorizadas para liberar  a venta Producto terminado

Registros 

• Distribución de lote 
• Validaciones, calificaciones, calibraciones.
• Mantenimiento, limpieza y reparaciones  de equipos críticos. (fecha y nombre ejecutor)
• Bitácora  de equipos principales y áreas. 
• Limpieza, sanitación y monitoreos.
• Capacitaciones y control de enfermedades. 
• Reclamos, Retiros, Devoluciones.

Finalmente, la confección y manejo de documentos debe estar estipulada en un PON que contemple

• Diseño, redacción, revisión, aprobación  y  distribución de forma ordenada y persona apropiada
• Registro de firmas y fechas (15NOV08) 
• Contenido inequívoco, el título, el alcance y el objetivo deben ser indicados claramente.
• Revisión periódica, versión e historial. Ningún documento debe ser modificado, fuera de este esquema.
• Periodo de retención posterior al reemplazo
• Garantía de uso de última versión.
• El proceso de reproducción será confiable.
• Los datos ingresados deben ser claros, legibles e indelebles. (azul)
• Cualquier alteración realizada sobre un documento, debe ser firmada y fechada. La alteración debe permitir la lectura de la información original.

Los registros deben ser completados de modo que todas las actividades significativas referentes a la fabricación de productos farmacéuticos sean trazables.

Los registros deben ser conservados por lo menos un año después de la fecha de vencimiento del producto terminado.

La documentación y registros se pueden conservar por sistemas de procesamiento electrónico, impreso o fotográfico.

La fórmula maestra y los procedimientos operativos normalizados, referentes al sistema en uso deben estar disponibles y la exactitud de sus registros debe ser comprobada.

Si la documentación es manejada por métodos electrónicos: 

• Solo las personas autorizadas (claves) deben poder incorporar datos. 
• Debe contemplar rastros de cambios y anulaciones. (auditoria)
• Debe contemplar detección de dato corrupto en copia a PC
• El ingreso de información crítica debe verificarse en forma independiente.
• Los registros de lote almacenados electrónicamente se deben proteger mediante back up, microfilm o impresión
• Es importante que estos registros se encuentren rápidamente disponibles durante el periodo de retención